Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là loại chứng từ được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ lập và ký số khi phát sinh giao dịch. Đây là hình thức hóa đơn hiện đại, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy truyền thống, nhưng được lưu trữ và quản lý hoàn toàn trên nền tảng số.
Được mã hóa và bảo mật bằng chữ ký số, hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn thông tin, không thể chỉnh sửa, gian lận hay giả mạo trong quá trình phát hành và lưu hành.
Lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử Viettel Quảng Trị
Tuân thủ pháp luật về hóa đơn
Việc sử dụng hóa đơn điện tử là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Giải pháp hóa đơn điện tử của Viettel được Tổng cục Thuế chứng nhận, tích hợp sẵn với hệ thống kê khai thuế, đảm bảo doanh nghiệp luôn tuân thủ đúng quy định pháp lý hiện hành.
Tiết kiệm chi phí vận hành
Không còn mất tiền in ấn, chuyển phát hay lưu kho hóa đơn giấy. Mọi hoạt động phát hành, gửi và lưu trữ hóa đơn đều thực hiện online, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí và nhân lực liên quan.
Tự động hóa quy trình nội bộ
Hóa đơn điện tử Viettel dễ dàng tích hợp với phần mềm kế toán, ERP, CRM… giúp đồng bộ dữ liệu bán hàng – xuất hóa đơn – báo cáo thuế. Quy trình được tự động hóa, giảm thiểu thao tác thủ công và rủi ro sai sót.
Dễ dàng truy xuất và minh bạch
Người dùng và khách hàng có thể tra cứu hóa đơn bất cứ lúc nào thông qua cổng điện tử. Hệ thống tra cứu nhanh chóng, tiện lợi, minh bạch và thuận tiện cho kiểm tra, đối chiếu hay lưu trữ lâu dài.
Các tính năng chính của hóa đơn điện tử Viettel tại Quảng Trị
Xuất hóa đơn nhanh chóng, chính xác
Người dùng có thể tạo, ký và phát hành hóa đơn chỉ trong vài thao tác đơn giản. Mỗi hóa đơn được mã hóa với mã định danh duy nhất, đảm bảo không bị trùng lặp.
Quản lý hóa đơn tập trung
Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ tập trung, cho phép kế toán dễ dàng tìm kiếm, chỉnh sửa, hoặc tái xuất trong trường hợp cần thiết.
Gửi hóa đơn tự động qua email/SMS
Sau khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gửi về cho khách hàng qua email hoặc tin nhắn. Giúp rút ngắn quy trình và tăng tính chuyên nghiệp.
Lưu trữ hóa đơn lâu dài
Hệ thống lưu trữ hóa đơn an toàn lên đến 10 năm theo quy định của Bộ Tài chính, đồng thời dễ dàng trích xuất khi cơ quan thuế yêu cầu.
Hướng dẫn quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Viettel tại Quảng Trị
Bước 1: Đăng ký dịch vụ
Doanh nghiệp liên hệ trực tiếp điểm giao dịch Viettel gần nhất tại Quảng Trị hoặc qua tổng đài chăm sóc khách hàng để đăng ký dịch vụ.
Bước 2: Cung cấp thông tin cần thiết
-
Giấy phép kinh doanh
-
Thông tin chữ ký số
-
Email nhận hóa đơn
Bước 3: Ký hợp đồng điện tử và kích hoạt tài khoản
Viettel hỗ trợ ký hợp đồng điện tử qua hệ thống online. Sau đó, tài khoản sẽ được kích hoạt và bàn giao cho khách hàng.
Bước 4: Tập huấn và sử dụng
Khách hàng sẽ được hướng dẫn sử dụng phần mềm, xuất hóa đơn, ký số, báo cáo định kỳ… dễ dàng và bài bản.
Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
Đăng ký đúng mã loại hóa đơn
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng để đăng ký đúng loại hóa đơn GTGT, bán hàng hoặc loại hóa đơn đặc thù.
Thường xuyên sao lưu dữ liệu
Mặc dù hệ thống Viettel có chức năng sao lưu tự động, doanh nghiệp vẫn nên lưu trữ bản sao trên hệ thống nội bộ như một lớp bảo vệ thứ hai.
Kiểm tra thông tin trước khi phát hành
Hóa đơn đã phát hành không thể chỉnh sửa, chỉ có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế. Do đó, kế toán cần kiểm tra kỹ thông tin trước khi ký phát hành.
Vì sao nên chọn hóa đơn điện tử Viettel Quảng Trị?
-
Thương hiệu uy tín, hạ tầng mạnh: Viettel là đơn vị viễn thông lớn, giàu kinh nghiệm và có hệ thống công nghệ hiện đại, bảo mật cao.
-
Triển khai nhanh chóng tại chỗ: Đội ngũ kỹ thuật của Viettel Quảng Trị hỗ trợ tận nơi, đảm bảo không gián đoạn hoạt động doanh nghiệp.
-
Dịch vụ chuyên nghiệp, hỗ trợ 24/7: Cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp suốt quá trình sử dụng.
-
Linh hoạt theo từng quy mô: Gói dịch vụ phong phú, từ doanh nghiệp nhỏ đến tập đoàn lớn đều có phương án phù hợp.
Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc ứng dụng hóa đơn điện tử không còn là xu hướng mà là yêu cầu bắt buộc. Lựa chọn Viettel Quảng Trị là bước đi vững chắc để doanh nghiệp số hóa quy trình quản trị, tối ưu chi phí và xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.
